informeren afdelingen (1)

gewijzigd op: 09-08-2004 Informeren afdelingen (1)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Zoals u inmiddels op onze website heeft kunnen lezen, is onlangs het automatiseringsproject voor de vervanging van de huidige faciliteiten, waarvan het CAA-systeem de belangrijkste component is, door een nieuwe, op internettechnologie gebaseerde applicatie, gestart. Tijdens de Bondsraadvergadering van mei 2004 is het licht voor dit project op groen gezet.

In juni/juli hebben we onze aandacht eerst gericht op de overeenkomst met de leverancier, Rademakers & Sandkuyl, en vervolgens op de start van het project. Nu het project eenmaal loopt, hebben we (meer) tijd om u, de afdelingen, te informeren. Binnenkort hopen we ook de communicatie met de verenigingen te kunnen opstarten.

Wat levert het project op?
Het project levert een nieuwe applicatie op, waarmee de ledenadministratie, competitie-administratie, licentieadministratie en ranglijstadministratie adequaat worden ondersteund. De nieuwe applicatie maakt het mogelijk om een aantal (organisatorische) veranderingen door te voeren. Per deeladministratie zijn de belangrijkste genoemd.

Ledenadministratie
In de huidige situatie geven de verenigingen de mutaties in hun ledenbestand meestal via standaardformulieren door aan de afdeling, die verantwoordelijk is voor de registratie in het CAA-systeem. Enkele afdelingen bieden de mogelijkheid om via de website van de afdeling ledenmutaties door te geven. De verwerking van deze mutaties door de afdeling vindt echter nog handmatig plaats.
In de nieuwe situatie leggen de verenigingen de mutaties direct vast in de applicatie. De afdeling hoeft alleen nog maar te controleren of aan nieuwe leden een juist bondsnummer is toegekend. Door de registratie bij de bron (de verenigingen) is de kans op fouten aanzienlijk kleiner en zal de afrekening van de bondsbijdrage minder vragen oproepen en problemen opleveren.
Een ander voordeel van het nieuwe systeem is de mogelijkheid om de samenstelling van besturen en commissies op te nemen; de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de betreffende vereniging of afdeling of het bondsbureau (completere informatie).

Competitieadministratie
De wedstrijdsecretarissen geven in de bestaande situatie de teams voor de competitie op met behulp van standaardformulieren. In de nabije toekomst registreren zij hun teams in de nieuwe applicatie, inclusief wensen met betrekking tot de competitie (informatie over locatie en speelzaal gaat via de ledenadministratie).
De competitieleiders leggen de poule-indelingen vast in de applicatie. Aan de hand van het speelschema bepaalt het systeem het (voorlopige) competitieprogramma; dat desgewenst door de competitieleider kan worden aangepast.
In de oude situatie stuurde de wedstrijdsecretaris de wedstrijdformulieren naar de competitie-leider, die zorgde voor de verdere verwerking (opmaken van de standen, berekening van de winstpercentages). In de nieuwe situatie zijn de wedstrijdsecretarissen verantwoordelijk voor de registratie van de uitslagen van hun thuisspelende teams. Het systeem werkt aan de hand van de ingevoerde uitslagen de competitiestanden en winstpercentages bij. Hierdoor worden de taken van de competitieleider meer controlerend en minder uitvoerend.
Een belangrijk voordeel van deze nieuwe opzet is de verlichting van werkzaamheden van de competitieleiders. Hierdoor houden zij meer tijd over voor de “begeleiding” van de competitie. De verenigingen worden geconfronteerd met lagere kosten: geen portokosten en minder boetes. Daarnaast verbetert de informatievoorziening aan de leden, zeker als de ranglijsten in het geheel betrokken worden. Ook is de informatie (bijv. de competitiestanden en de winstpercentages) sneller beschikbaar.

Licentie- en ranglijstadministratie
De licentie- en ranglijstadministratie is grotendeels gebaseerd op de competitieresultaten. De toernooiresultaten spelen qua omvang een veel minder grote rol. Een en ander vergt in de huidige situatie nogal wat “handwerk” van de betrokken functionarissen. In de nieuwe situatie bepaalt het systeem na afloop van de competitie de voorstellen voor een licentiewijziging; de licentiebeheerder hoeft deze voorstellen alleen nog maar te beoordelen.
Ook bepaalt de applicatie periodiek de nieuwe ranglijst. De huidige ranglijsten verschijnen (meestal) twee keer per jaar. Dit zal in de nieuwe situatie minstens één keer per maand zijn. Afhankelijk van het nog te kiezen algoritme is een hogere frequentie mogelijk.
Een belangrijk voordeel is het wegvallen van de grote hoeveelheid “handwerk” bij het samenstellen van de ranglijsten en het bepalen van licenties. Daarnaast wordt de bepaling van licenties en ranglijsten uniform, omdat zowel bij de afdelingen als landelijk dezelfde spelregels worden gehanteerd.

Samenvatting
Het project levert een applicatie op die het mogelijk maakt dat de organisatie gestroomlijnd wordt. Dit resulteert ondermeer in:
- minder schakels in de procedure (voorbeeld: beheer van gegevens van leden);
- ontlasten “centrale” functionarissen (voorbeeld: registreren van competitieresultaten);
- verminderen hoeveelheid “handwerk” (voorbeeld: bepalen licenties en ranglijsten).

Daarnaast voorziet de applicatie uiteindelijk in meer, betere en snellere informatie aan leden, verenigingen, afdelingen en “landelijk”.

Ook zijn er enkele financiële effecten te voorzien: verlaging van de portokosten en er zullen minder boetes worden toegekend.

Financiële verantwoording
In mei 2004 heeft de Bondsraad groen licht gegeven voor de vervanging van de bestaande administratieve systemen door een nieuwe, op internettechnologie gebaseerde applicatie en is akkoord gegaan met de hiervoor benodigde investering. Voor ontwikkeling en gebruik van de beoogde applicatie gedurende 10 jaar is een budget van 70.000 beschikbaar gesteld.

Met Rademakers & Sandkuyl, is overeengekomen dat zij de volgende diensten leveren:
- ontwikkeling van de applicatie (augustus 2004 – juli 2005);
- technische implementatie, inclusief conversies en tijdelijke koppelingen tussen de nieuwe en huidige applicaties (augustus 2004 – juli 2005);
- beheer en onderhoud van de applicatie (augustus 2005 – juli 2008);
- webhosting van de applicatie (augustus 2004 – juli 2008).

Hiervoor wordt een bedrag van 40.000 in rekening gebracht, verspreid te betalen over vier jaar ( 10.000 in 2004, 2005, 2006, respectievelijk 2007).
Na juli 2008 kunnen het beheer en onderhoud van de applicatie, evenals de webhosting worden gecontinueerd. Hiervoor zal een bedrag van 4.000 per jaar in rekening worden gebracht.

Gerekend over een periode van 10 jaar bedraagt de totale investering dus 64.000, wat ruimschoots binnen de door de Bondsraad aangegeven marges valt.

Wat is uw bijdrage aan het project?
De ontwikkeling van de applicatie gaat nog redelijk buiten de gebruikersorganisatie om. De inbreng van gebruikerszijde is in feite beperkt tot het testen van de applicatie. De hiervoor benodigde capaciteit zullen wij vanuit de projectorganisatie “werven”.
Bij de invoering van de applicatie is de gebruikersinbreng aanzienlijk groter. In de komende maanden zullen we geregeld een beroep op u, de afdeling, doen. Hierbij valt te denken aan:
- beschikbaar stellen van bestanden met leden- en competitiegegevens ten behoeve van de conversies;
- benoemen van voor het project belangrijke afdelingsfunctionarissen, zoals de in het projectplan genoemde “superusers” voor het competitiegedeelte. Deze toekomstige gebruikers zullen worden opgeleid om als eerste aanspreekpunt binnen een afdeling te fungeren.

Door middel van voorgaande informatie en bijgevoegd projectplan hopen wij u adequaat te hebben geïnformeerd over het automatiseringsproject. Mocht u naar aanleiding hiervan vragen hebben dan kunt u deze mailen naar ons e-mailadres automatisering@nttb.nl . Wij zullen u dan zo spoedig mogelijk van een antwoord voorzien.

Rest ons nog een tweetal verzoeken aan u. Onze ambitieuze doelstellingen stellen hoge eisen aan de communicatie met afdelingen en verenigingen. Snelheid is hierbij geboden. Om die reden verzoeken wij u om in het afdelingsbestuur een vertegenwoordiger te benoemen, die mandaat heeft voor het project en voor ons kan dienen als eerste aanspreekpunt.

Ook willen we de communicatie met de verenigingen op gang brengen. U kunt ons hierbij helpen. Daarom vragen we u om op korte termijn de namen van de verenigingssecretarissen binnen uw afdeling aan ons beschikbaar te stellen.

Bij voorbaat onze dank voor een spoedige reactie.

Met vriendelijke groet,

Dos Engelaar,
projectleider