Nieuwbrief Automatisering (1)

gewijzigd op: 09-08-2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (1)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

NTTB krijgt nieuw administratiesysteem
9 augustus 2004

Bijna sinds mensenheugenis maken het bondsbureau en de afdelingen van de N.T.T.B. gebruik van de CAA applicatie voor het voeren van de (leden)administratie. Het is vooral aan de inspanning van Rob Banen te danken, dat de N.T.T.B. organisatie hier zo lang gebruik van heeft kunnen maken. Door allerlei technologische ontwikkelingen, zoals Internet, is de opzet van de CAA applicatie achterhaald. Mede om die reden is vorig jaar een onderzoek gestart naar een alternatief.

In de Bondsraad van mei j.l. zijn de resultaten besproken. De Bondsraad is akkoord gegaan met de voorgestelde investering in een op maat gemaakte, op webtechnologie gebaseerde oplossing. Uit de lijst met potentiële kandidaten is uiteindelijk één leverancier gekozen: Rademakers & Sandkuyl.

Namens de leverancier heeft Henk Sandkuyl zitting in het projectteam, dat als een soort "dagelijks bestuur" over het project waakt. Namens de N.T.T.B. hebben Dos Engelaar en Harry Bosman zitting in dit team. Het projectteam legt verantwoording af aan het Hoofdbestuur, dat om praktische redenen door Kees Kamp wordt vertegenwoordigd.

In overleg met de leverancier is een ontwikkel- en invoeringsplan opgesteld, dat er in grote lijnen als volgt uitziet.

Ledenadministratie en competitieadministratie.
In de periode augustus 2004 tot en met januari 2005 wordt deze basisfunctionaliteit conform het programma van eisen ontwikkeld en aan de gebruikers beschikbaar gesteld. Vanaf februari 2005 zal het systeem vooral worden aangepast aan de wensen die de gebruikers kunnen inbrengen.

Licentieadministratie en ranglijstadministratie.
Van februari 2005 tot en met juni 2005 zullen de uitbreidingen voor de onderdelen licenties en ranglijsten worden ontwikkeld en in productie worden genomen. In de periode die hieraan vooraf gaat, zal door een werkgroep worden bepaald op welke wijze licenties en ranglijsten dienen te worden vastgesteld.

Besloten is om het systeem incrementeel te ontwikkelen. Hierdoor verschijnt (min of meer) maandelijks een nieuwe versie van de applicatie. In oktober a.s. wordt de eerste versie van de ledenadministratie opgeleverd om gedurende enkele weken door de toekomstige gebruikers te worden uitgeprobeerd voordat deze in productie gaat. Een maand later wordt de eerste versie van de competitieadministratie opgeleverd. Net als bij de ledenadministratie kan dit onderdeel ook eerst enkele weken lang worden uitgeprobeerd.
Uiteindelijk leidt deze aanpak ertoe dat de bondsbijdrage in januari 2005 via het nieuwe systeem wordt verrekend en dat de voorjaarscompetitie ook met de nieuwe applicatie wordt geadministreerd. Tevens zullen we ervoor zorgen dat de bestaande licentie- en ranglijstapplicatie (CAA) aansluit op de nieuwe ledenadministratie gedurende de eerste helft van 2005.

In de volgende nieuwsbrief, die begin september verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de ledenapplicatie voor de gebruikers (ledenadministrateurs van verenigingen en afdelingen). In de oktobereditie komt het competitiegebeuren aan bod.

Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres automatisering@nttb.nl beschikbaar.

Dos Engelaar en Harry Bosman