Nieuwbrief Automatisering (10)

gewijzigd op: 17-06-2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (10)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

17-06-2005
In de vorige nieuwsbrief zijn we uitgebreid ingegaan op de planning van het project. Voor de systeemontwikkeling zijn we tot de volgende planning gekomen.

Tot de zomervakantieperiode ligt het accent op de ledenadministratie, zodat bij de start van het nieuwe seizoen alle functionaliteit is gerealiseerd en in gebruik is genomen. De voor de verenigingen nog te ontwikkelen functies zijn: de stamkaart, de mailingfunctie en het overzicht verenigingsorganisatie. Ook voor de afdelingen en het bondsbureau staan nog enkele nieuwe functies op het programma.
Na de vakantieperiode zal de aandacht vooral gericht zijn op de ontwikkeling van de competitiemodule. Dit moet er toe leiden dat in december de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2006 in NAS plaatsvindt en van daaruit wordt doorgegeven aan CAA. Vanaf januari 2006 kan men met de competitiemodule in NAS schaduwdraaien. Op basis van de opgedane ervaringen wordt in april/mei 2006 besloten of algehele invoering van de competitiemodule voor de najaarscompetitie 2006 verantwoord is.

Vanaf januari 2006 verschuift de aandacht van de leverancier meer richting de administratie van licenties. Voor zover mogelijk is, zullen de competitieresultaten, die tijdens het schaduwdraaien in NAS zijn geregistreerd, gebruikt worden voor het testen van de licentiemodule. Medio 2006 zal een deel van de licentiemodule in gebruik worden genomen. In de maanden die hierop volgen, worden de overige functies in gebruik genomen.

Nu, bijna vier maanden na de start van de invoering, is aan 828 personen een inlogaccount verstrekt voor het gebruik van NAS. Hiervan hebben intussen 546 (66%) personen geprofiteerd. Dit betekent dat 282 personen nog geen weet hebben van de voordelen van NAS. Mocht u tot de laatste groep behoren, maar dat het door “technische” problemen niet mogelijk was om in te loggen, laat ons dit dan via de e-mail (automatisering@nttb.nl) weten. Wij kunnen u helpen alsnog toegang tot het nieuwe systeem te krijgen.

Alle verenigingen dienen voor september hun ledenadministratie in NAS op orde te hebben. In september worden de facturen voor de tweede helft van 2005 verstrekt. Voor de goede orde merken we nog op dat de administrateurs van de verenigingen tot 1 september a.s. de mogelijkheid hebben om de rubriek competitiegerechtigd aan te passen aan de teamopgave. Hierna gaat deze rubriek "op slot".

Kijkend naar de verenigingsgegevens (algemeen, bestuurssamenstelling, gegevens van speellocatie en "verplichte" functionarissen) dan moeten we stellen dat veel verenigingen nog niet de moeite hebben genomen om deze actueel en volledig te maken. Het is ook in het belang van de verenigingen dat dit op korte termijn gebeurd. Binnen enkele weken wordt de mailingfunctie in gebruik genomen. Deze functie stelt de afdelingen en het bondsbureau in staat om op eenvoudige wijze een doelgroep te benoemen en hiervoor een "verzendlijst" aan te maken. Bij doelgroep dient u te denken aan de voorzitters, secretarissen, penningmeesters, ledenadministrateurs en/of wedstrijdsecretarissen van de verenigingen. Door ervoor te zorgen dat NAS de correcte gegevens bevat, weet u zeker dat u niet verstoken blijft van voor u belangrijke informatie.

Kortom, het is niet alleen in ons belang maar zeker ook in uw belang dat u ervoor zorgt, dat NAS de juiste gegevens bevat. Met een inspanning van slechts enkele uren, is een gemiddelde vereniging in staat om de hele administratie in NAS up-to-date te krijgen.

We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Dos Engelaar en Harry Bosman,
Projectorganisatie Automatisering NTTB