Nieuwbrief Automatisering (16)

gewijzigd op: 13-01-2006 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (16)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Nieuwsbrief Automatisering bij de NTTB (16)
04-01-2006

Om mee te beginnen: we wensen iedereen, namens de projectorganisatie, een gezond, gelukkig en een sportief gezien succesvol jaar toe.

Een jaarovergang is altijd weer een moment van bezinning. Voor de projectorganisatie was 2005 een bewogen jaar. Onder grote tijdsdruk kwam de eerste versie van de ledenmodule in februari beschikbaar. Vanaf begin maart waren alle verenigingen aangesloten op NAS voor het beheer van hun ledenbestanden. In Holland Noord, Limburg, Midden en Oost waren de verenigingen zelf in staat om de gewenste mutaties aan te brengen. In de andere vier afdelingen waren het nog de ledenadministrateurs van de afdeling die de registratie in NAS verzorgden. In de maanden die daarop volgden werden de verenigingen in Gelre, Noord, West en ZuidWest gestimuleerd om deze registratie zelf te gaan verzorgen. Uiteindelijk waren in oktober alle verenigingen, op een enkele uitzondering na, zelf verantwoordelijk voor hun mutaties in NAS.

Bij het verstrekken van de bijbehorende autorisaties doen zich twee situaties voor. Bij ongeveer 40% van de clubs zijn afzonderlijke functionarissen verantwoordelijk voor het bijwerken van de ledengegevens ("ledenadministrateur") en de verenigingsgegevens ("secretaris"). Bij 60% van de verenigingen is dit een combinatiefunctie. Daarnaast heeft een aantal verenigingen voor hun bestuursleden raadpleegrechten aangevraagd. Samen met enkele tientallen afdelings- en bondsfunctionarissen komt het totale aantal gebruikers van NAS uit op een kleine 1000.

Over het algemeen genomen zijn de gebruikers positief over NAS. Enerzijds komt dit door de gebruikersvriendelijke opzet van het systeem en het geringe aantal programmafouten dat door gebruikers is vastgesteld (op de vingers van twee handen te tellen). Anderzijds door de adequate ondersteuning van de gebruikers: handleiding, veelgestelde vragen en de helpdesk. De helpdesk wist 90% van de vragen en verzoeken binnen 24 uur af te handelen.

In het afgelopen jaar is een groot deel van de functionaliteit van de ledenmodule gerealiseerd, helaas niet alles. Op korte termijn wordt het onderdeel facturering (facturen en creditnota's) afgerond. Daarna wordt NAS gekoppeld aan Nederland Sportland Digitaal (NSD), een service van NOC*NSF, voor het vervaardigen van de nationale sportpas. Deze pas gaat de stamkaart als bewijs van lidmaatschap vervangen. Het is de bedoeling dat alle leden nog in het voorjaar deze nieuwe pas zullen ontvangen. Andere uitbreidingen van de ledenmodule zullen in de loop van 2006 worden opgepakt. Hierbij kan gedacht worden aan de mailingfunctie, ondersteunt e-mail verkeer en genereert verzendinformatie in de vorm van etiketten en lijsten, en de contributieservice, een onderdeel van NSD, waarmee verenigingen de contributies bij hun leden kunnen innen. Het tempo waarin deze uitbreidingen worden opgepakt, is afhankelijk van de beschikbare ontwikkelcapaciteit.

Deze capaciteit zal de komende maanden vooral worden ingezet voor de ontwikkeling van de competitiemodule. De competitieleiders worden nauw betrokken bij het ontwikkelingstraject. In november is daarom de communicatie met de competitieleiders opgestart. In december heeft een aantal afdelingen te kennen gegeven hieraan mee te willen werken. In de tweede week van januari koppelt de projectorganisatie één en ander terug naar de betrokkenen. In de weken hierna worden enkele bijeenkomsten georganiseerd. Deze zijn bedoeld voor de betrokken competitieleiders om meer duidelijkheid te krijgen over de ontwikkeling, het testen en de ingebruikname van de ledenmodule.

Deze editie van de nieuwsbrief willen we afsluiten met een praktisch punt: de rubriek competitiegerechtigd. Het is tot maandag 16 januari a.s. mogelijk om deze rubriek vrij te muteren en in overeenstemming te brengen met de teamopgave voor de voorjaarscompetitie. Vanaf de 16e gaat deze rubriek "op slot": basislieden kunnen nog wel competitiegerechtigd worden, omgekeerd is niet mogelijk.

U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB