Nieuwbrief Automatisering (18)

gewijzigd op: 06-03-2006 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (18)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Nieuwsbrief Automatisering bij de NTTB (18)
06-03-2006

Dit weekend vonden in het Indoor Sportcentrum in Eindhoven de Nederlandse kampioenschappen plaats. Op het moment dat u dit leest, heeft u ongetwijfeld al kennis genomen van de uitslag. Via de website van de NTTB heeft u kunnen lezen of Li Jiao en Trinko Keen hun titels hebben geprolongeerd.

In de afgelopen weken is een start gemaakt met een tweetal nieuwe ontwikkelingen. In het kader van de ontwikkeling van de competitiemodule hebben intussen twee van de drie bijeenkomsten met competitieleiders plaatsgevonden. De bijeenkomsten dienen vooral om "alle neuzen in dezelfde richting te laten wijzen". Hiertoe wordt uitgebreid stilgestaan bij de organisatie van de competities (de rol van de wedstrijdsecretarissen en competitieleiders) en de manier waarop NAS de hieraan gekoppelde administratie ondersteunt. Ook gaan we tijdens deze bijeenkomsten in op vragen die her en der leven. Maandag 6 maart, vindt de laatste bijeenkomst plaats bij TTV Stiphout in Helmond.

Ook heeft afgelopen week een gesprek met NOC*NSF plaatsgevonden. Dit gesprek ging over de aansluiting van ons administratiesysteem NAS op Nederland Sportland Digitaal (NSD), het platform waarmee onder andere de nationale sportpas kan worden vervaardigd. Deze pas zal de stamkaart gaan vervangen.

In de volgende nieuwsbrief kunnen we u uitgebreider over beide ontwikkelingen informeren.

In deze nieuwsbrief behandelen we ook weer een "speciaal" onderwerp: de privacywetgeving. Ons is de afgelopen maanden duidelijk geworden dat hierover nogal wat misverstanden bestaan.

In NTTB verband wordt een administratie gevoerd op diverse gebieden, zoals ledenbeheer, competitieadministratie, licentiebeheer, ranglijsten en dergelijke. Het systeem NAS ondersteunt deze administratie en kent gebruikers van de bond, afdelingen en verenigingen. Deze gebruikers hebben uit hoofde van hun functie toegang tot NAS. De functie bepaalt de mogelijkheden van een gebruiker.

Voor verenigingen onderscheiden we twee functies: de secretaris en de ledenadministrateur. Zij zijn in staat om de verenigingsgegevens, respectievelijk de ledengegevens te muteren, zij het dat dit beperkt is tot de eigen vereniging. Daarnaast hebben zij net als alle andere verenigingsfunctionarissen, mits geautoriseerd, de mogelijkheid om de verenigingsgegevens en ledengegevens van hun eigen club te bekijken. Zodra de competitiemodule in gebruik is genomen, behoren ook de wedstrijdsecretarissen tot de reguliere gebruikers van het systeem.

Voor de afdelingsfunctionarissen gelden vergelijkbare "voorschriften". De "gewone" uitvoer, zoals de ledenlijsten, is daarom beperkt tot de verenigingen van de afdeling. Voor de uitvoering van hun taken is het soms nodig dat zij ook inzage hebben in de gegevens van een lid die niet tot de eigen afdeling behoort. Vandaar dat deze functionarissen de mogelijkheid hebben gekregen om ook deze gegevens op te zoeken.

Geautoriseerde bondsfunctionarissen werken meestal voor "het hele land". Om die reden hebben zij toegang tot de alle ledengegevens en verenigingsgegevens.

Het gebruik van NAS ondersteunt "de beoefening van de tafeltennissport" in algemene zin. Alle geautoriseerde functionarissen behoren de informatie uit het systeem te gebruiken voor de uitoefening van hun functie. Dit gebruik is door de privacywet toegestaan, omdat dit deel uitmaakt van de administratie als geheel. Het aanwenden van de in NAS opgeslagen informatie voor andere doeleinden, zoals verstrekking aan derden, is niet toegestaan. Misbruik is zelfs strafbaar.

Ter afsluiting van dit onderwerp willen we één voorbeeld aanhalen: de mogelijkheid om e-mail adressen van leden in NAS te registreren. Dit hebben we vooral gedaan voor de verenigingen. In het digitale tijdperk waarin we leven, is het steeds meer geaccepteerd dat groepen leden voor verenigingsactiviteiten via de e-mail worden benaderd. Met NAS wensen we dit te ondersteunen.

Maar in NAS opgeslagen e-mail adressen bieden ook mogelijkheden voor andere functionarissen. Denk bijvoorbeeld aan licentiefunctionarissen die een lid willen informeren over een licentiewijziging. Ook kan een CTW ondersteuning bieden bij het via de e-mail aanschrijven van een bepaalde doelgroep voor een evenement. Hierbij kan dus worden opgemerkt dat het gebruik van e-mail adressen van individuele leden door afdelings- en bondsfunctionarissen maar beperkt is.

Anders is het met de e-mail adressen van leden die een bepaalde functie bij de vereniging uitoefenen. We zien dat de bond en afdelingen in toenemende mate contact hebben met verenigingsfunctionarissen via e-mail. Het gebruik van e-mail kent namelijk geen bijkomende kosten, zoals de portokosten van brieven. Bij verenigingen met een eigen website zien we geregeld dat de verenigingen e-mail adressen gebruiken die aan de vereniging zijn gekoppeld, zoals voorzitter@ttvxyz.nl en dergelijke. Hierdoor blijven de personen achter de functies min of meer "anoniem".

U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB