Nieuwbrief Automatisering (2)

gewijzigd op: 02-09-2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (2)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (2)

In de eerste nieuwsbrief, die een maand geleden verscheen, hebt u kunnen lezen hoe het automatiseringsproject is georganiseerd en wat het beoogt. In deze tweede editie zoomen we in op de ledenadministratie en de veranderingen die hierin doorgevoerd gaan worden.

De hoofdmoot van de ledenadministratie wordt gevormd door de registratie van de gegevens van N.T.T.B. leden.
In de bestaande situatie wordt de volgende procedure gevolgd:
- Een aspirant-lid meldt zich aan bij de vereniging en vult een inschrijfformulier in. De secretaris van de vereniging werkt aan de hand van het inschrijfformulier zijn eigen administratie bij en vult het formulier “nieuw lid” in. Wijzigingen, inclusief het beëindigen van het lidmaatschap, worden meestal op een minder formele wijze aan de secretaris doorgegeven (telefonisch, een briefje of een mailtje). Dergelijke wijzigingen worden tevens vastgelegd op een mutatieformulier. Periodiek verzendt de verenigingssecretaris alle verzamelde “nieuw lid” en mutatieformulieren naar de ledenadministrateur van de afdeling.
- De ledenadministrateur van de afdeling verwerkt alle ontvangen formulieren in de afdelingsadministratie, die met behulp van de CAA applicatie wordt gevoerd. Zo’n acht keer per jaar maakt de administrateur een diskette aan met daarop alle lidmutaties van de betreffende periode en stuurt deze naar het bondsbureau.
- De ledenadministratie van het Bondsbureau verwerkt alle aangeboden diskettes met lidmutaties in het centrale CAA systeem. De verenigingen ontvangen een mutatieoverzicht/ledenlijst van het bondsbureau.

De nieuwe situatie kent een aanzienlijk kortere procedure:
- Nadat een aspirant-lid zich heeft aangemeld of een bestaand lid een mutatie heeft doorgegeven werkt de secretaris van de vereniging het ledenbestand in de nieuwe applicatie bij. Bij aanmelding van een nieuw lid wordt onmiddellijk een (voorlopig) bondsnummer toegekend. De secretaris kan desgewenst een actuele ledenlijst aanmaken.
- Het systeem meldt alle nieuwe leden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Hij/zij dient van de nieuwe leden het (voorlopig toegekende) bondsnummer te verifiëren. Na bevestiging door de administrateur is het lid definitief toegetreden tot het ledenbestand van de N.T.T.B.

Voorlopig blijft, net als in de huidige situatie, het ledenbestand van 1 januari en 1 augustus bepalend voor de hoogte van de bondsbijdrage. Echter, vanwege de sterk vereenvoudigde en verkorte procedure is een vereniging in staat om op een veel later tijdstip nog wijzigingen door te voeren en is de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Hierdoor zal de berekende bondsbijdrage, behoudens fouten van de verenigingsecretaris, in overeenstemming zijn met het werkelijke ledenbestand.
In de nieuwe applicatie is het mogelijk om, naast de samenstelling van besturen, ook de samenstelling van allerlei commissies op te nemen. Dit geldt zowel voor verenigingen als de afdelingen en de landelijke organisatie, en biedt praktische voordelen (maken van adresstickers) maar ook de mogelijkheid om informatie te koppelen en bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld alle technische commissies) op maat te informeren.
In de eerste versie van de ledenmodule zal het aantal overzichten nog beperkt zijn. In de loop van het seizoen zijn er echter voldoende mogelijkheden om in te spelen op de behoefte van verenigingen en afdelingen en de applicatie uit te breiden met de gewenste overzichten.
De eerste versie van de ledenmodule zal in de loop van oktober beschikbaar komen. Eerst kunnen alle betrokken functionarissen gedurende een paar weken de applicatie uitproberen zonder dat hier risico’s aan verbonden zijn. Op een nog nader te bepalen datum, gepland is ergens in de eerste helft van november, gaan we dan daadwerkelijk met de applicatie in productie. Een en ander houdt in dat vanaf dat moment alle verenigingen overgaan op de nieuwe procedure en via internet hun ledenadministratie bijwerken.
Speciaal voor verenigingsfunctionarissen: mocht u problemen voorzien bij het gebruik van internet voor het muteren van ledengegevens, dan vernemen wij dit graag. In die gevallen dat dit speelt, kunnen we misschien een alternatief aanbieden.
Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres automatisering@nttb.nl beschikbaar.
In de volgende nieuwsbrief, die begin oktober verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de competitie module voor de gebruikers (wedstrijdsecretarissen, competitieleiders).
Dos Engelaar en Harry Bosman