Nieuwbrief Automatisering (20)

gewijzigd op: 10-05-2006 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (20)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Nieuwsbrief Automatisering bij de NTTB (20)
Zoals ook al in de vorige nieuwsbrief automatisering is gemeld, zijn we de afgelopen tijd voornamelijk bezig geweest met de nationale sportpas. Dit betrof niet alleen systeemontwikkeling (aanleveren ledenbestand, aanpassen NAS in verband met het doorgeven van lidmutaties aan NSD), maar zeker ook de "begeleiding" van de sportpas. Tijdens een voorcontrole van de ledengegevens, die zijn opgeslagen in NAS, zijn bij enkele honderden leden fouten vastgesteld.
Voor een deel werden de geconstateerde fouten veroorzaakt door op de "veroudering" van gegevens. Hierbij dient u bijvoorbeeld te denken aan een woonplaats die niet meer in overeenstemming is met de postcode als gevolg van een gemeentelijke herindeling. Het grootste aantal fouten betrof toch wel invoerfouten, zoals omdraaiing van cijfers en/of letters in de postcode (overgenomen uit het oude systeem CAA) of een "leeg" adres omdat de door het lid opgegeven postcode niet helemaal klopte (enkele nieuwe leden en adreswijzigingen die in NAS zijn doorgevoerd). Dergelijke fouten moeten door de vereniging worden hersteld. Het bondsbureau heeft de verenigingen hierop gewezen, vaak meerdere keren. We hopen natuurlijk dat alle verenigingen gehoor hebben gegeven aan deze oproep.
Volgende week leveren we de ledengegevens vanuit NAS opnieuw aan. Hiervoor geldt de situatie van 8 mei a.s. De aangeleverde gegevens worden vervolgens ingelezen in Nederland Sportland Digitaal, het systeem van NOC*NSF, ook wel afgekort als NSD. Opnieuw worden de aangeleverde gegevens eerst uitgebreid gecontroleerd en vervolgens beschikbaar gesteld aan de leverancier van de sportpassen. Het is de bedoeling dat ieder lid de sportpas over enkele weken in de brievenbus aantreft.
Mocht u geen sportpas hebben ontvangen dan is vast het volgende aan de hand: (1) uw vereniging heeft u nog niet aangemeld bij de NTTB, (2) de pas is op een verkeerd adres bezorgd omdat uw adresgegevens in NAS niet (meer) kloppen of (3) de registratie in NAS bevat blokkerende fouten, zoals een ontbrekend adres. In alle drie gevallen moet u contact opnemen met de ledenadministrateur van uw vereniging. Deze kan een en ander herstellen, waarna u over enkele maanden alsnog een sportpas tegemoet kunt zien.
Wij, de projectorganisatie, en het bondsbureau hebben er alles aan gedaan om de laatste categorie zo klein mogelijk te laten zijn. De verenigingen hebben echter altijd het laatste woord hierin gehad en zij bepalen dus het uiteindelijke resultaat.
In het verlengde hiervan roept de sportpas misschien vragen op over de privacy. In de nieuwsbrief automatisering van maart 2006 (nummer 18) hebben we dit onderwerp voor het gebruik van NAS al besproken, maar nu is een en ander uitgebreid met twee partijen: NOC*NSF en de kaartleverancier.
In verband met de aansluiting op NSD zijn de NTTB en NOC*NSF een overeenkomst aangegaan, waarin vastgelegd is dat NOC*NSF de in NSD opgeslagen gegevens alleen mag aanwenden ten behoeve van de bond. Dat zijn wij dus. Met de kaartleverancier is de afspraak gemaakt dat de aangeleverde (leden)gegevens worden vernietigd, zodra de sportpassen zijn voorzien van de gewenste informatie (bondsnummer, naam en geboortedatum) en zijn verzonden.
Het risico dat gegevens "op straat komen te liggen", is dus praktisch gezien nihil. Ook tegen verlies van de pas is het systeem bestand. Met de pas, mits geactiveerd, kunt u alleen maar een tegoed opbouwen door producten/diensten af te nemen. Het incasseren van het opgebouwde tegoed gaat via internet. Na inloggen op NSD, moet u hiervoor expliciet opdracht geven. Meer over het activeren van de pas kunt u lezen in de brief die de sportpas begeleidt.
Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben over de sportpas, dan kunt u deze het beste stellen aan Lia van der Aart van het bondsbureau. U kunt haar via e-mail bereiken op aart@nttb.nl.
Het laatste punt dat we in deze nieuwsbrief willen aanhalen, betreft de mailingfunctie. Onlangs hebben de afdelingen en het bondsbureau de beschikking gekregen over de mailingfunctie die de verzending van e-mail berichten aan een aantal functionarissen ondersteunt. De reacties hierop zijn positief, zelfs verenigingen hebben gereageerd. Daarom proberen we de verenigingen binnenkort te voorzien van een variant van deze functie voor het e-mail verkeer met hun leden.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Dos Engelaar en Harry Bosman, Projectorganisatie Automatisering NTTB