Precies 23 maanden geleden verscheen de eerste nieuwsbrief. Hierin werd aangekondigd dat het project dat diende om de NTTB organisatie te voorzien van een webapplicatie voor de administratie van de leden-, competitie-, licentie- en ranglijstgegevens, was gestart. Met de leverancierselectie was de projectvoorbereiding afgerond en eindelijk kon het beginnen. Helaas bleek de leverancier een maand of vier later niet alle toezeggingen na te kunnen komen en gaf hij de opdracht terug, net op een moment dat we de verenigingen hadden voorbereid op de komst van NAS.
Gelukkig hadden we binnen een maand een nieuwe leverancier gevonden die bereid was om tegen vergelijkbare condities het project te doen: Veldmaat ICT. Medio januari 2005 startten zij met de ontwikkeling van de ledenmodule en slechts zes weken later, was de eerste versie "geboren". Vanaf 1 maart 2005 beschikten alle verenigingen over de mogelijkheid om ledengegevens te muteren en te raadplegen. In vier afdelingen werden de mogelijkheden ten volle benut. In de andere vier afdelingen verliepen de ledenmutaties aanvankelijk nog via de ledenadministrateurs van de afdeling. Na deze "tropische" weken voor de leverancier, werd het ontwikkeltempo aanzienlijk getemperd. Enerzijds was dit nodig om in de pas te lopen met de snelheid waarmee de organisatie kan/wil veranderen. Anderzijds was het noodzakelijk om de benodigde capaciteit van de leverancier en het bondsbureau hierop af te stemmen.
In september 2005 werd een mijlpaal bereikt. Op een stuk of tien verenigingen na, verzorgden de verenigingen zelf de ledenadministratie in NAS. In januari 2006 werden voor het eerst de facturen met NAS aangemaakt. Technisch gezien verliep dit naar wens. Wel bleek een aantal verenigingen nog te moeten wennen aan de nieuwe manier van het aanmelden/afvoeren van leden en het wijzigen van de competitiegerechtigdheid. Dit geldt vooral voor het moment waarop deze mutaties in NAS moeten worden aangebracht. In principe zijn de perioden tussen de competitiehelften het meest geschikt voor het muteren van de rubriek competitiegerechtigd: medio december tot medio januari voor de voorjaarscompetitie en de maanden juni, juli en augustus voor de najaarscompetitie. Via de verenigingsmailing wordt iedereen op de hoogte gehouden van de precieze datums.
De laatste meest recente mijlpaal was de nationale sportpas. Op zaterdag 27 mei jl. ontving (bijna) ieder lid de sportpas. Het gebruik van deze pas is tweeledig. Ten eerste dient deze sportpas als bewijs van lidmaatschap van de NTTB en vervangt deze de "oude" stamkaart. Ten tweede is aan deze sportpas een spaarsysteem gekoppeld, hiervoor moeten leden eerst hun pas activeren, zoals beschreven is in de begeleidende brief. Ruim een maand na dato blijkt de nationale sportpas het meest succesvol bij de NTTB. Ten opzichte van andere sportbonden hebben wij de hoogste activeringsgraad.
Waarom deze terugblik? Op basis van onze huidige inzichten zijn we op dit moment ongeveer halverwege met het project. Over anderhalf jaar verwachten we alle vier onderdelen (leden, competities, licenties en ranglijsten) klaar te hebben. We zijn nu nog lang niet zover, zie onderstaande tabel:
Onderdeel
Percentage
Gereed
Autorisatie en systeembeheer
15%
14%
Ledenadministratie, excl. facturering
15%
13%
Facturering
10%
6%
Competitieadministratie
45%
1%
Licentie en ranglijstadministratie
15%
2%
Bij "percentage" treft u de schatting aan van de relatieve ontwikkelinspanning. In de kolom "gereed" kunt u lezen welk deel gerealiseerd is (ook weer ten opzichte van het totaal = 100%).
Vooral het komende halfjaar is erg belangrijk, want de ontwikkeling van de competitiemodule staat op de planning. Als alles volgens verwachting verloopt, kunnen we met de voorjaarscompetitie van 2007 gaan schaduwdraaien. Dit houdt in dat we aan het eind van dit jaar ongeveer driekwart van NAS hebben gerealiseerd en liggen dan perfect op schema.
Ook terugkijkend kunnen we heel erg tevreden zijn. Ten eerste is de acceptatie van NAS door de gebruikers goed te noemen. Ten tweede blijken nieuwe versies nauwelijks fouten te bevatten, het aantal door gebruikers ontdekte fouten is op de vingers van één hand te tellen. Ten derde functioneert systeembeheer (het bondsbureau met een beetje ondersteuning vanuit het project) naar behoren. Als enig minpunt kan misschien het lage ontwikkeltempo genoemd worden. Maar ook dit is net, hoe je het wilt bekijken.
Twee weken geleden zijn we gestart met de ontwikkeling van de competitiemodule. Over enkele weken hopen we het eerste resultaat aan de competitieleiders te laten zien. In de volgende nieuwsbrief zullen we u hierover informeren.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.