Nieuwbrief Automatisering (27)

gewijzigd op: 20-12-2006 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (27)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

20-12-2006
Veel competitieleiders zijn druk in de weer om te proberen de voorjaarscompetitie 2007 weer in elkaar te draaien. Een aantal probeert dit nog voor de kerstdagen af te ronden. Zoals vorige maand gemeld, vindt de administratie nog volledig in het oude systeem (CAA) plaats.

Parallel hieraan zal de nieuwe competitiemodule van NAS "in de praktijk" beproefd worden. De eerst voorbereidingen zijn inmiddels getroffen, althans voor zover het de projectorganisatie betrof.

Een week geleden zijn alle competitieleiders geïnstrueerd hoe zij de competities moeten definiëren in NAS. Soms is het noodzakelijk dat de projectorganisatie nog wat zaken in orde maakt, bijvoorbeeld bij het gebruik van afwijkende wedstrijdformulieren of afwijkende speelschema's. Dit soort "algemene, voor alle competities geldende gegevens" worden voorlopig nog door de projectgroep beheerd. Op termijn zal dit centraal, bijvoorbeeld bij het bondsbureau, worden belegd.

De competitieleiders houden zich vooral bezig met het vaststellen van de competitiegroepen en de competitieregio's. Door het koppelen van deze grootheden aan speelweken ligt in feite de basis voor de competitie vast. Gegeven de drukke werkzaamheden met de voorjaarscompetitie hopen we dat de competitieleiders desondanks in staat zijn om voor 1 januari 2007 deze gegevens in te voeren.

In de eerste drie weken van januari is het de beurt aan de wedstrijdsecretarissen die namens de verenigingen de teamopgave gaan invoeren in NAS. In de afgelopen week zijn alle wedstrijdsecretarissen geautoriseerd voor NAS. Zoveel mogelijk hebben we geprobeerd de wedstrijdsecretarissen via de e-mail te informeren. Van enige tientallen was echter geen e-mail adres bekend. Deze groep wedstrijdsecretarissen heeft dezelfde informatie via de post gekregen.

Van 24 wedstrijdsecretarissen bleek het in NAS opgenomen e-mail adres niet juist te zijn. Deze groep proberen we binnenkort alsnog op de hoogte te stellen. Helaas kost ons, de projectorganisatie, dit wel weer (extra) veel tijd. Het is echter wel de laatste keer dat we deze moeite doen.

Het is niet alleen in het belang van het project, maar zeker ook van de verenigingen zelf dat zij goed geïnformeerd worden. Daarom is het belangrijk dat iedere functionaris via e-mail is te bereiken, in het bijzonder geldt dit voor de voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministrateur en de wedstrijdsecretaris(sen).

Via het overzicht Verenigingsorganisatie kan iedere functionaris dit eenvoudig controleren, mits geautoriseerd voor NAS. Correcties kunnen door de vereniging zelf worden aangebracht. Bij de meeste verenigingen hebben de secretaris of de ledenadministrateur deze mogelijkheid.

Het grote voordeel van e-mail is dat het een goedkoop medium is (geen postzegels nodig) en dat het snel is (binnen enkele minuten heeft iedereen het e-mail bericht ontvangen). Kortom, is "altijd een (correct) e-mail adres in NAS" geen goed voornemen voor het nieuwe jaar?

Als de verenigingen in januari hun teamopgave hebben ingevoerd in NAS, gaat de schaduwtest pas echt beginnen. Eerst zullen de competitieleiders de competitie-indeling in NAS vastleggen. Daarna richten we ons op de registratie van de uitslagen. Het moge duidelijk zijn dat 2007 een spannend jaar gaat worden. Uiteindelijk is het de wens van de projectgroep (maar ook de bondsorganisatie) dat we met de najaarscompetitie 2007 de nieuwe competitiemodule in gebruik gaan nemen en het oude systeem (CAA) uit productie kunnen nemen.

Voor de korte termijn wil ik deze nieuwsbrief beëindigen met de wens dat iedereen, ook degenen die niet direct bij NAS zijn betrokken, kan genieten van een aantal (welverdiende) feestdagen en het nieuwe jaar op een voortreffelijke wijze start.

Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar het bekende e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB