Nieuwbrief Automatisering (3)

gewijzigd op: 13-10-2004 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (3)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (3)

In de vorige editie van de nieuwsbrief hebt u kunnen lezen over de module "ledenadministratie" en de veranderingen die samengaan met het gebruik van deze module. De ontwikkeling is nagenoeg afgerond. In de loop van week 42 start de periode van proefdraaien. Alle verenigingen kunnen dan kennismaken met de nieuwe applicatie. Als alles volgens plan verloopt, zal de module begin november werkelijk in gebruik worden genomen. Onlangs is besloten dat de afdelingen zelf het invoeringstempo aangeven. Dit wil zeggen dat het afdelingsbestuur bepaalt wanneer welke vereniging met de nieuwe applicatie mag gaan werken. Zoals het een democratische bestuurder betaamt, zal het afdelingsbestuur hierbij goed luisteren naar haar achterban, de verenigingen.
Aan het eind van de proefperiode dient de afdeling aan de projectorganisatie kenbaar te maken welke verenigingen zelf de administratie ter hand nemen en welke verenigingen het (voorlopig) uitbesteden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Een en ander is nodig voor het autoriseren van toekomstige gebruikers.
In de laatste nieuwsbrief hebben we toegezegd dat we deze keer aandacht besteden aan de module "competitie-administratie". Deze module wordt in twee stappen ontwikkeld. In de eerste stap richten we ons op de teamopgave, gevolgd door de indeling van de poules tot en met de bekendmaking van het (definitieve) competitieprogramma. In de tweede stap ligt het accent op de registratie van de uitslagen en de verwerking hiervan in actuele standen en de percentageoverzichten.
De wedstrijdsecretaris maakt nu gebruik van een (papieren) formulier voor de opgave van de teams en stuurt dit formulier op naar de competitieleider. In de toekomstige situatie registreert de wedstrijdsecretaris dezelfde gegevens in de nieuwe applicatie. Omdat de gegevens van de speellocaties al in het systeem zitten, hoeven deze niet opnieuw opgegeven te worden.
Met behulp van de nieuwe applicatie heeft de competitieleider direct inzicht in de status van aanwezige opgaven. De teamgegevens zitten al in het systeem en hoeven dus niet (opnieuw) geregistreerd te worden. De applicatie helpt de competitieleider bij de beoordeling van de teamopgaven door "afwijkingen" (bijvoorbeeld van de speelsterkte) te signaleren.
Na controle van de opgegeven teams kan de competitieleider de teams aan poules toewijzen. In principe verandert er "behalve het gereedschap" weinig. Wel proberen we de competitieleider zo goed mogelijk te laten ondersteunen door de applicatie bij het indelen van de poules.
Ook het samenstellen van het competitieprogramma gaat in principe op dezelfde manier met de nieuwe applicatie. Aan de hand van het speelschema en de voorkeursdag van de thuisspelende teams worden de wedstrijden van een datum voorzien. De competitieleider kan het voorlopige competitieprogramma aanpassen in verband met feestdagen (= collectief verplaatsen van wedstrijden) en verzoeken van verenigingen (verplaatsen van wedstrijden, omruilen van thuis- en uitwedstrijden).
De grootste veranderingen treden op bij de verwerking van de uitslagen. Voor de teams blijft in principe alles bij het oude. Zij vullen, zoals gebruikelijk met de nodige zorg, het wedstrijdformulier in en leveren dit daarna in bij de wedstrijdsecretaris.
In de huidige situatie stuurt de wedstrijdsecretaris alle originele wedstrijdformulieren (de thuisspelende teams) met de post naar de competitieleider. Vanuit het project zien wij het liefst dat de wedstrijdsecretaris de uitslagen van alle thuisspelende teams in de nieuwe applicatie registreert: vele handen maken het werk lichter. Deze nieuwe werkwijze bespaart de competitieleiders zeer veel tijd, die ze kunnen besteden aan hun andere taken.
Gelijk met de registratie van de uitslagen werkt de applicatie de actuele standen en winstpercentages bij. Hierdoor is iedere geïnteresseerde snel(ler) geïnformeerd over de actuele situatie.
Een ander voordeel van de nieuwe applicatie heeft betrekking op de deelname van nieuwe leden aan een lopende competitie. In de huidige situatie duurt het meestal een behoorlijk aantal weken voordat iemand in de administratie als competitiegerechtigd lid is aangemerkt. Daarnaast kost het de competitieleider steeds maar weer tijd om na te gaan of de administratie is bijgewerkt. In de nieuwe situatie kan dit binnen enkele uren geregeld zijn en kost het de competitieleider alleen maar tijd om in het systeem vast te leggen dat hij, na controle van de aanvullende opgave, akkoord is met de uitbreiding van het team.
Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres automatisering@nttb.nl beschikbaar.
Dos Engelaar en Harry Bosman