Nieuwbrief Automatisering (5)

gewijzigd op: 26-01-2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (5)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

07-01-2005
De nieuwsbrief van december is niet verschenen. De oorzaak hiervan was het volgende. Begin november waren we een strakke planning met de leverancier overeengekomen, teneinde in januari een ledenmodule in gebruik te nemen die ten opzichte van de proefperiode aanzienlijk uitgebreider zou zijn. Gaandeweg werd steeds duidelijker, dat de leverancier deze planning niet waar kon maken. Uiteindelijk heeft de leverancier medio december de opdracht teruggegeven omdat deze niet in staat was één en ander conform planning te realiseren.
In de afgelopen weken zijn we naarstig op zoek geweest naar een oplossing. Deze hebben we gevonden in de samenwerking met een nieuwe leverancier: Veldmaat ICT. Dinsdag 4 januari j.l. hebben we de "laatste open eindjes" in de aanbieding besproken met deze leverancier. Met Veldmaat ICT zijn we overeengekomen om ons de komende tijd voornamelijk te richten op de ledenadministratie.
Aansluitend worden de andere administraties ter hand genomen. Dat één en ander invloed heeft op onze oorspronkelijke plannen moge duidelijk zijn. Voor zover nu mogelijk is hebben we al wel geprobeerd globaal de consequenties aan te geven. Deze treft u hieronder aan, gesplitst naar ledenadministratie (van primair belang) en de andere administraties (van secundair belang).

Ledenadministratie
De leverancier stelt alles in het werk om eind januari/begin februari een versie van de ledenmodule op te leveren, die qua functionaliteit vergelijkbaar is met de applicatie waarmee de proefperiode is uitgevoerd. Hierna zal het systeem in hoog tempo worden uitgebreid. Eind maart zal de ledenadministratie min of meer zijn definitieve vorm hebben gekregen. Aansluitend kan medio april de applicatie in gebruik genomen worden voor de facturatie van de bondsbijdrage.
In deze planning zal de eerste versie van de ledenadministratie slechts met een kleine vertraging worden opgeleverd. Daarom hebben we gemeend om de oorspronkelijke plannen voor de invoering van dit onderdeel min of meer te handhaven. Concreet betekent dit:
- Mutaties in het ledenbestand (op- en afvoeringen en wijzigingen) worden vr 7 januari 2005 gestuurd naar de ledenadministratie van de afdeling. De administratie verwerkt de mutaties in het "oude" afdelingssysteem (CAA) en stuurt uiterlijk een week later de mutaties door naar het bondsbureau.
- Het bondsbureau verwerkt de aangeboden mutaties in de centrale ledenapplicatie (CAA). Vr 30 januari 2005 verstrekt het bondsbureau het mutatieoverzicht, stamkaarten en de facturen.
Mutaties in het ledenbestand, die op of na 7 januari 2005 "ontstaan", moeten bewaard worden tot invoering in de nieuwe applicatie mogelijk is. Afhankelijk van het standpunt van de afdeling inzake de invoering (wie beheert het ledenbestand: de vereniging of de afdeling) dienen verenigingen en/of afdelingen de mutaties te bewaren. Na de ingebruikname van de nieuwe applicatie kunnen de verantwoordelijke functionarissen de opgespaarde mutaties invoeren in het nieuwe systeem. Op deze wijze wordt de achterstand, die tijdens deze, slechts enkele weken durende overgangsperiode is ontstaan, weggewerkt.
Gelijk met de ingebruikname van de nieuwe applicatie zal ook bekend worden gemaakt hoe de mutaties in het nieuwe systeem worden doorgekoppeld naar het oude CAA systeem (in verband met de competitieadministratie).

Andere administraties
De wisseling van leverancier heeft natuurlijk ook gevolgen voor de andere administraties. Voor de competitieadministratie zijn deze duidelijk: de voorgenomen periode van schaduwdraaien wordt met een half jaar uitgesteld tot de najaarscompetitie van 2005. Aansluitend behoort de landelijke invoering van de competitiemodule tot de mogelijkheden. Dit is dus op zijn vroegst met ingang van de voorjaarscompetitie 2006.
De invoering van de andere modules (licenties en ranglijsten) is afhankelijk van de invoering van de competitieadministratie. De invoeringsplannen zullen dus op elkaar afgestemd worden. In de praktijk zal dit betekenen dat beide modules op zijn vroegst eind 2005 in gebruik genomen zullen worden.
Op dit moment zijn twee werkgroepen (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) bezig om de wensen op het gebied van licenties en ranglijsten in kaart te brengen en op basis hiervan te komen tot een "ontwerp" van de oplossingsrichting. De leverancierswissel heeft in principe geen invloed op de activiteiten van deze twee werkgroepen. In het voorjaar van 2005 komen zij dus met hun aanbeveling voor een nieuwe licentie- en ranglijstadministratie.

We hopen u via deze nieuwsbrief te hebben genformeerd over de laatste ontwikkelingen omtrent de automatisering bij de N.T.T.B. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben dan kunt u deze altijd sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.
In de volgende nieuwsbrief, die begin februari 2005 verschijnt, zullen we u nader informeren over de ingebruikname van de ledenmodule en de planning van de invoering van de andere modules (competitie, licenties en ranglijsten).
Dos Engelaar en Harry Bosman, Projectorganisatie Automatisering NTTB