Nieuwbrief Automatisering (6)

gewijzigd op: 14-02-2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (6)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

07-02-2005
Zoals we u al in de vorige nieuwsbrief konden melden, kende het project op 5 januari 2005 een doorstart met een nieuwe leverancier, Veldmaat ICT. Na een kort onderzoek bleek de door eDunk, de vorige leverancier, vervaardigde programmatuur niet of nauwelijks inpasbaar in de nieuwe opzet van het systeem, waardoor Veldmaat ICT "van scratch af aan" diende te beginnen.
Met veel elan zijn de medewerkers van Veldmaat ICT aan de klus begonnen. Nu, slechts een maand later, mag het resultaat er zijn. De applicatie biedt faciliteiten voor de registratie van de leden, besturen van verenigingen afdelingen, "verplichte" functionarissen als wedstrijdsecretarissen en dergelijke. In het verlengde hiervan is de applicatie voorzien van functies om deze informatie te raadplegen door verenigingen, afdelingen en bondsbureau.
Natuurlijk zat het Veldmaat ICT niet alleen maar mee. Zo bleek de conversie van het ledenbestand aanzienlijk meer tijd te kosten dan oorspronkelijk was geschat. De grootste boosdoener was vooral de niet consistente invulling van de namen van leden. Ongeveer 30 % van alle leden bleek niet te voldoen aan de richtlijnen voor registratie van de naam in CAA. Door de ontwikkeling en inzet van extra conversieprogrammatuur is dit percentage aanzienlijk gedaald. Bij een klein deel van alle leden (minder dan 5 %) kunnen fouten in de naam voorkomen of zijn bepaalde naamsrubrieken leeg gelaten. Ook zijn alle adressen van leden gecontroleerd aan de hand van de postcodetabel en in een aantal gevallen gecorrigeerd. Slechts een klein deel van de adressen bevat nu nog onjuiste adresgegevens en/of een verkeerde postcode.
Het is aan de ledenadministrateurs van de verenigingen om deze laatste foutjes weg te werken, nadat zij toegang tot de applicatie hebben gekregen. Wanneer zij dit kunnen gaan doen?
De komende week staat nog in het teken van testen en het doorvoeren van de laatste correcties in de programmatuur. Rond 15 februari 2005 starten we met de invoering van de applicatie in afdeling Oost, waar de ledenadministratie door de verenigingen zelf zal worden gevoerd. We beginnen voorzichtig met één vereniging, maar verwachten dit aantal al snel te kunnen uitbreiden, zodat we begin maart 2005 met alle verenigingen van Oost op de nieuwe applicatie, het NTTB Administratie Systeem (NAS), draaien.
Ook zullen we zo kort mogelijk na 15 februari, maar dit is afhankelijk van de eerste ervaringen met de nieuwe applicatie, de invoering starten in een afdeling, waarvan de ledenadministratie voorlopig nog door de afdeling wordt verzorgd. Deze afdeling zal nog bepaald moeten worden maar gegeven de geografische ligging, gaat onze voorkeur uit naar Gelre.
Als de ervaringen positief zijn, dus weinig problemen, zullen de andere afdelingen in de eerste week van maart 2005 kunnen volgen. Na ingebruikname van NAS dienen de ledenadministrateurs eerst de nieuwe leden, in verband met de lopende competitie, aan te melden en de conversie van het ledenbestand te controleren en zonodig te corrigeren. Hierna zijn de extra werkzaamheden voor wat betreft de ledenadministratie afgerond en gaat men over naar de "dagelijkse" situatie voor het onderhoud van het ledenbestand.
We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.
In de volgende nieuwsbrief, die begin maart 2005 verschijnt, zullen we (uitgebreid) verslag doen van de ingebruikname van de ledenmodule en ingaan op de planning van de andere modules, te weten: competitie, licenties en ranglijsten.
Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB