Nieuwbrief Automatisering (7)

gewijzigd op: 15-03-2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (7)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

07-03-2005
In de vorige nieuwsbrief, nummer 6, konden wij u nog melden, dat we verwachten rond 15 februari te starten met de invoering van de ledenmodule van het NTTB Administratie Systeem, afgekort als NAS. Verderop in deze nieuwsbrief kunt u lezen hoe wij deze planning hebben gehaald.
Tijdens de ontwikkeling van NAS werden de opgeleverde functies al behoorlijk uitvoerig getest door de medewerkers van Veldmaat ICT. Om toch geen onnodige risico’s te lopen, werd tussen 9 en 13 februari 2005 een afsluitende test georganiseerd. Hieraan namen acht vrijwilligers, administrateurs van verenigingen, deel. Tijdens deze test vonden de betrokken administrateurs geen echte fouten in het systeem. Wel werd een aantal mogelijkheden om het bedieningsgemak te vergroten door de testers voorgesteld. In de dagen na deze test zijn deze verbeteringen doorgevoerd in het systeem.
Op donderdag 17 februari 2005 was het dan zover: NAS ging in productie. Circa 25 verenigingen van afdeling Oost waren hiervan op de hoogte gesteld en hadden vanaf dat moment toegang tot het systeem om de verenigingsgegevens en ledengegevens te muteren. Gelijkertijd hadden ook de secretarissen van de acht afdelingen toegang tot NAS gekregen.
De ingebruikname van NAS verliep dermate voorspoedig, dat het verantwoord was om het aantal verenigingen met toegang tot NAS in straf tempo uit te breiden. Op 28 februari 2005 ontvingen de laatste verenigingen een brief met hun inloggegevens en konden ook met het nieuwe systeem aan de slag.
Binnen 14 dagen was de invoering van NAS bij de verenigingen, de afdelingen en het bondsbureau min of meer afgerond. De autorisaties voor de afdelingen zijn tijdens deze periode in orde gemaakt. Ook zijn aan enkele verenigingen met een afzonderlijke ledenadministrateur nieuwe inlogaccounts verstrekt. We houden er rekening mee dat meer verenigingen zich de komende tijd zullen melden voor een inlogaccount voor hun ledenadministrateur.
Achteraf kunnen we stellen dat het is meegevallen. In korte tijd hebben ongeveer 700 mensen de mogelijkheid gekregen om met NAS te werken. Op 2 maart heeft al ruim 20% gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, dit aantal groeit gestaag met ongeveer 20 mensen per dag.
In de afgelopen twee weken zijn maar weinig problemen aangemeld. We hebben vastgesteld dat de problemen die zich wel hebben voorgedaan, niet door het NTTB Administratie Systeem zelf worden veroorzaakt, maar dat de oorzaak is terug te voeren tot een combinatie van NAS en andere software. Hierbij moet gedacht worden aan antivirus software (die internetinstellingen aanpassen) en andere “firewall” programma’s. Deze problemen spelen gelukkig alleen op de specifieke pc van enkele gebruikers en doen zich dus niet op grote schaal voor.
Vooruitkijkend, zullen we de komende weken nieuwe gebruikers begeleiden bij de ingebruikname van NAS. Daarnaast staan ook enkele (forse) uitbreidingen van het systeem op stapel. Zo zal het mogelijk worden om speelzaal/locatiegegevens van verenigingen in het systeem vast te leggen en wordt de mogelijkheid om “commissies” te registreren, gerealiseerd. Door deze laatste uitbreiding worden bondsbureau, afdelingen en verenigingen in staat gesteld om hun organisatie(structuur) in het systeem te registreren, die de basis vormt voor de nog te ontwikkelen mailingfunctie van NAS. Deze functie stelt de gebruikers in staat om voor bepaalde doelgroepen een verzendlijst aan te maken, die in een aantal vormen kan worden gepresenteerd: als lijst, e-mail list en adresstickers.
In april 2005 wordt gestart met de competitiemodule. In de volgende nieuwsbrief zullen we u hier uitgebreid informeren.
We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl ). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB