gewijzigd op: 20-04-2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (8)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB
16-04-2005
Zoals in de vorige nieuwsbrief aangegeven, zouden we in deze nieuwsbrief ingaan op de competitiemodule. Na de leverancierswisseling in januari dienden we onze plannen te herzien. In de afgelopen maanden werden ideeën met betrekking tot de ontwikkeling en invoering van de competitiemodule ontwikkeld en afgestemd. Dit resulteerde in het voornemen om met ingang van de najaarscompetitie schaduw te gaan draaien met enkele competities. Gebaseerd op de bevindingen konden we aan het eind van het jaar een weloverwogen keuze maken voor de definitieve invoering van de competitiemodule.
Sinds een aantal weken worden we geconfronteerd met een verminderde beschikbaarheid van de ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Op dit moment is nog niet bekend of en op welke termijn hierin verandering komt en we weer de beschikking hebben over de volledige capaciteit. Het moge duidelijk zijn dat dit onze ambitieuze planning sterk onder druk zet en mogelijk niet haalbaar maakt. We houden er intern al een beetje rekening mee dat we de geplande invoering van de competitiemodule (om schaduw te draaien) moeten uitstellen naar de voorjaarscompetitie van 2006 en de najaarscompetitie 2005 gaan gebruiken om de module te ontwikkelen met behulp van een beperkte pilot.
Per saldo resulteert dit in een vertraging van een half jaar. In de komende twee weken zullen we als projectgroep hierin een definitief standpunt innemen en als zodanig ook bekend maken aan belanghebbenden. Dit gebeurt onder andere via de volgende nieuwsbrief.

In de komende week wordt een nieuwe versie van NAS in gebruik genomen. Gebruikers worden inhoudelijk via de administratieve website geïnformeerd.
We willen u enkele aantallen niet onthouden. Op 1 maart waren 670 gebruikers geautoriseerd, 650 gebruikers van verenigingen en 20 gebruikers van afdelingen of bondsmedewerkers. In de afgelopen zes weken hebben zo'n 60 verenigingen een tweede inlogaccount gekregen, omdat de ledenadministratie door een aparte functionaris wordt verzorgd. Daarnaast hebben ongeveer 25 afdelingsfunctionarissen raadpleegbevoegdheid gekregen.
De helft van alle gebruikers heeft intussen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om kennis te maken met het nieuwe systeem. Dit betekent echter ook dat de helft nog GEEN kennis heeft gemaakt met het systeem. Dit baart ons als projectorganisatie enigszins zorgen.

Wel zien we een opvallend verschil tussen de afdelingen. In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost, waar de verenigingen de ledenadministratie zelf verzorgen, heeft ongeveer 60% van alle verenigingen al kennis gemaakt met het systeem. In de andere afdelingen is dit percentage nog geen 40%. Waarschijnlijk heeft dit te maken met het feit dat de verenigingen in Gelre, Noord, West en ZuidWest hun ledenmutaties nog steeds doorgeven aan de afdelingsfunctionaris.
Via deze nieuwsbrief willen we dan ook iedere gebruiker die nog niet heeft ingelogd, oproepen om toch een keer in te loggen. Al was het maar om te zien of alles naar behoren werkt. Problemen kunt u nu nog zonder tijdsdruk (laten) verhelpen. Dit zal meestal niet het geval zijn als u wacht totdat u (leden)mutaties moet registreren in NAS.
De meeste verenigingsgegevens in NAS zijn nog niet compleet: onder andere vestigingsplaats, gemeente en provincie ontbreken. Bij het verenigingsbestuur zijn alleen de voorzitter, penningmeester en secretaris overgenomen vanuit CAA; overige bestuursleden kunnen in NAS worden opgegeven. Bovendien zijn de gegevens van "verplichte" functionarissen vaak niet volledig of up-to-date. Het is belangrijk dat deze gegevens gecontroleerd en zonodig worden aangevuld. Zeker bij bestuursleden en functionarissen is het wenselijk dat e-mail adressen worden opgenomen. Binnenkort wordt een mailingfunctie opgeleverd, waarmee men eenvoudig "verzendlijsten" in verschillende formaten (papier, e-mail) kan aanmaken. Verenigingen die genoemde gegevens adequaat hebben ingevuld, zijn verzekerd van snelle en directe ontvangst van belangrijke informatie.

We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB
© 2005 NTTB afdeling Holland-Noord / webmaster Lisette Litjens