Nieuwbrief Automatisering (9)

gewijzigd op: 11-05-2005 Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (9)
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

6-05-2005

Zoals in de vorige nieuwsbrief al werd aangegeven, hielden we er intern al een beetje rekening mee dat de planning van het project aangepast zou moeten worden aan de beperkte ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Ruim een week geleden is de beslissing genomen om het project te temporiseren. Op 28 april j.l. zijn de afdelingsbesturen hiervan op de hoogte gesteld, met het verzoek om de informatie ook door te geven aan de verenigingen.
Wat betekent dit nu concreet? Eerst gaan we het onderdeel Ledenadministratie afronden. In mei en juni zal onze aandacht hier op gericht zijn. In juli begint de leverancier met de Competitieadministratie. Bij de ontwikkeling van deze module zullen ook enkele gebruikers (competitieleiders) betrokken zijn, in juni willen we met betrokkenen afspraken maken over hun inbreng hierbij. In het vierde kwartaal van 2005 zullen we deze module presenteren aan een breder gehoor. De voorjaarscompetitie van 2006 zal gebruikt worden om de module in de praktijk uit te testen (“schaduwdraaien”) en als alles naar wens verloopt, zal de competitiemodule met ingang van de najaarscompetitie 2006 landelijk in gebruik worden genomen.
De ontwikkeling van de licentie- en ranglijstmodule staat gepland voor de eerste helft van 2006. De werkgroep licenties en ranglijsten (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) zullen hun activiteiten hierop afstemmen. Aansluitend kunnen deze modules in gebruik worden genomen.
Het voorgaande betekent wel, dat we wat langer, tot midden 2006, gebruik moeten maken van het oude systeem (CAA) voor de competities en de licenties. In tegenstelling tot eerdere berichten, zal de teamopgave op de gewone manier (via teamlijsten) moeten gebeuren, dus zonder registratie in NAS. Vanuit NAS zullen we CAA blijven voeden met ledenmutaties, die relevant zijn voor de competitieadministratie, licenties en de facturering van de bondsbijdrage. Voorlopig houden we nog vast aan het vierwekelijks “updaten” van CAA.
Belangrijk voor ledenadministrateurs: In het verlengde hiervan wordt het wijzigen van de competitiegerechtigdheid vanaf dinsdag 10 mei tijdelijk helemaal vrijgegeven. U, ledenadministrateur van de vereniging, bent hierdoor in staat om de leden van een juiste code competitiegerechtigd te voorzien die in de pas loopt met de teamopgave voor de najaarscompetitie. U dient dit wel voor 1 juli a.s. in orde te hebben gebracht, aangezien bij het factureren van de competitietoeslag voor de tweede helft van het jaar de situatie op 1 juli bepalend is.
Belangrijk voor secretarissen: binnen enkele weken wordt een nieuwe functie in NAS operationeel. Deze functie stelt in eerste instantie bonds- en afdelingsgebruikers in staat om voor een bepaalde doelgroep een verzendlijst aan te maken. In een later stadium komt deze functie ook beschikbaar voor verenigingsfunctionarissen. Deze verzendlijst kan worden uitgeprint of naar wens worden omgezet in een ander formaat, zoals stickers en e-mail list. Indien u de verenigingsgegevens in NAS nog niet hebt bijgewerkt, loopt u het risico dat u verstoken blijft van ook voor u relevante informatie. Controleer de samenstelling van het bestuur en de “verplichte” functionarissen van uw club en pas deze zonodig aan. U bent dan in ieder geval verzekerd dat u of andere functionarissen van uw vereniging alle informatie ontvangen.
In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost hebben de verenigingen gelijk met de start van NAS de mogelijkheid gekregen om zelf de ledenmutaties aan te brengen in NAS. In de andere afdelingen wilde men eerst de kat uit de boom kijken. Gevoed door de overwegend positieve ervaringen met NAS is men in deze afdelingen min of meer gestart met het overdragen van deze mutatiebevoegdheid aan de verenigingen. In Gelre zijn intussen ruim 20 verenigingen bevoegd om zelf de ledengegevens te onderhouden. In West is men onlangs gestart met het vaststellen van het invoeringsscenario en in afdeling Noord is men enkele weken geleden begonnen met het in kaart brengen van het moment waarop verenigingen “overgaan”. In ZuidWest heeft men besloten om na de zomervakantieperiode de overdracht op te pakken. Dit betekent dat in het najaar alle verenigingen volledig verantwoordelijk zijn voor “hun” ledenadministratie in NAS. Hiermee zou toch een mijlpaal bereikt zijn.
We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (automatisering@nttb.nl ). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.

Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB