Notulen van de Algemene Ledenvergadering van 26 mei 2009 te Wormerveer

Aanwezig:

• Afdelingsbestuur: Huub Koen (vice-voorzitter), Marcel Frijhoff (Communicatie & PR en secretaris a.i.), Wiebe Anema (breedtesport en VO)

• notulist: Henk Pel

• 60 vertegenwoordigers van 49 van de 72 verenigingen

• Hoofdbestuur NTTB: Edgar Verkooyen (voorzitter) en Ronald Kramer (kandidaat vice-voorzitter)

• Ereleden: Joke Wijker, Jan Backhuijs, Piet Keek

• Bondsraadsleden: Frans Petra, Atie de Jong-Lith (plv)

Afwezig met bericht:

• de ereleden Frits Verweel en Ruud van de Water, mw. Judy Williams (plv-bondsraadslid)

• de verenigingen APA, ASV ’55, DOKO/Z, De Kolk, Polisport, TOP/Ellermeyer, The Victory, Turnlust

Afwezig zonder bericht:

• de verenigingen AGT, ASSV, Amstelveen, Bloemenkwartier, GTTC, JOVO, Kombij Sport, MEO, Noordkop, Rijsenhout, Spaarne, Sparta, Spoetnik ’81, Stede Broec, VVW

1. Opening

De voorzitter heet alle aanwezigen van harte welkom, in het bijzonder de NTTB-afgevaardigden. Hij meldt dat, zoals bekend, er geen voorzitter en secretaris zijn en bovendien dat met ingang van 25 mei de penningmeester Marco den Otter zijn functie heeft neergelegd, omdat deze naar eigen zeggen niet heeft voldaan aan de eisen van een goed penningmeesterschap.

Tevens wordt Henk Pel (t.t.v. Uitgeest) als notulist voorgesteld.

2. Mededelingen

   • Dit jaar zijn enkele bekende tafeltennissers ons ontvallen: Cees Korevaar (oud-voorzitter NTTB), Harry Feenstra (organisator van de bekercompetitie), Jos Neep (ere-voorzitter van Tempo-Team) en Cor de Waal (erelid van De Volewijckers). Een minuut stilte wordt betracht om deze bekende tafeltennissers, alsmede de mensen waarvan we het overlijden niet weten, te gedenken.

   • De vereniging HTC wordt gefeliciteerd met haar 50 jarig bestaan in 2008.

   • Wiebe Anema zet Paul Heemskerk in het zonnetje als dank voor 20 jaar jeugdlicentie-administratie. Paul krijgt de eretitel ‘Lid van Verdienste’ van de Afdeling.

   • Frans Petra worden bloemen aangeboden voor zijn voorzitterschap in de drie voorgaande moeilijke jaren.

   • Nadruk wordt nog gelegd op het opgeven van competitieteams voor 13 juni a.s.

   • Alle (vooral ook de minder bekende) vrijwilligers worden bedankt voor hun inzet!

Enkele huishoudelijke mededelingen:

• Niet roken in de zaal en telefoons a.u.b. uit zetten;

• De presentielijst a.u.b. tekenen;

• Er zijn 2.755 van de mogelijke 3.566 stemmen aanwezig, zodat er geldige besluiten kunnen worden genomen;

• Bestuurswijzigingen a.u.b. direct doorgeven via NAS.

3. Ingekomen stukken

Er zijn geen ingekomen stukken die besproken moeten worden.

4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering 2008

Deze worden goedgekeurd.

5. Jaarverslag secretaris

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

6. Jaarverslag ledenadministratie

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

7. Jaarverslag penningmeester

Er is geen financieel jaarverslag, zie punt 1.

Dhr.. Verhoef/Disnierats : Is er dan niets te zeggen over de financiële situatie?

Marcel Frijhoff: legt uit dat er inderdaad op dit moment niets te zeggen is. Er wordt een vervolgvergadering gepland voor het eind van het jaar waarin de financiële zaken duidelijk moeten zijn.

Dhr. Verkooyen: het NTTB-hoofdbestuur heeft de toenmalig voorzitter en penningmeester ontboden om opening van zaken te geven over de financiën.

Dhr. Den Ouden/Limmen: er moet toch iets bekend zijn over eventuele tegoeden en schulden?

Marcel Frijhoff: Er is een tegoed, maar op dit moment is onbekend hoe groot. Wel dringt hij aan bij de nog niet betaald hebbende verenigingen de factuur (2005-2008) te voldoen die onlangs is verzonden.

Dhr. Craane/DOV: stelt enkele vragen over de hoogte van de boetes.

Huub Koen: die zijn op de website gespecificeerd.

Dhr. Strasters/Tazano: Dus er is gefactureerd ongeveer 31.000.- Euro?

Marcel Frijhoff: Ja, daarvan is al binnengekomen ongeveer 17.000,- Euro.

Dhr. Danes/United Oost: Onze club is onterecht belast met drie boetes vanwege niet opkomen. Deze heeft hij in mindering gebracht op de betaling. Hij kon aantonen, als genotuleerde spreker, dat hij steeds aanwezig was.

8. Jaarverslag kascontrolecommissie

Er is (dus) ook geen controle geweest.

9. Jaarverslag wedstrijdzaken

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

10. Jaarverslag jeugdzaken

Dhr. Danes//United Oost: de vacature voor de organisatie van het Klimoptoernooi moet snel vervuld worden.

Niemand meldt zich hier nog voor.

11. Jaarverslag toernooien en evenementen

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

12. Jaarverslag Communicatie en PR

Wordt voor kennisgeving aangenomen.

13. Uitreiking Mortier-Stokman bokaal

De bokaal wordt postuum aan Harry Feenstra toegekend voor 25 jaar organisatie van de bekercompetitie. Het bestuur zal er zorg voor dragen dat zijn nabestaanden geïnformeerd worden.

Voorts stelt het bestuur de vergadering voor de neutrale naam “Bekercompetitie” te veranderen in “Harry Feenstra Bekercompetitie”, waarmee de vergadering unaniem instemt.

14. Benoeming Bestuursleden

Eerst het enige goede nieuws: Ruud van de Water neemt gelukkig weer de wedstrijdzaken op zich, waarvoor hulde!

De penningmeester, Marco den Otter, is, zoals eerder gemeld, niet herkiesbaar.

Het is duidelijk dat het bestuur, dat nu slechts bestaat uit niet-dagelijks bestuursleden, dringend verlegen zit om een echte voorzitter, secretaris en penningmeester. Een ieder wordt opgeroepen om vooral binnen de verenigingen naar mensen te zoeken, die (nog) geen vrijwilligersfunctie vervullen.

De vragen:

Dhr. Verhoef/Disnierats: er is dringend behoefte aan functiebeschrijvingen, waarin duidelijk wordt wat taken zijn, tijd die ermee gemoeid is, enzovoorts!

Huub Koen: Er zijn profielen gemaakt, die binnenkort worden bekendgemaakt op de website.

Huub Koen: Overigens kan er ook best gedacht worden aan verschuivingen binnen het bestuur, als men niet een DB-functie ambieert!!! Alle hulp is welkom.

Dhr. Olijdam/HBC: Is er een noodscenario?

Huub Koen: Misschien één: dat ook de huidige mensen het voor gezien houden!

Dhr. Verberne/Olympia: Is er een vervolg geweest op de voorzittersvergadering van enkele maanden geleden? Bijvoorbeeld het roulerend bestuurslidmaatschap?

Wiebe Anema: Dit idee werd uiteindelijk niet omarmd, vanwege de vele haken en ogen, o.a. net een beetje gewend geraakt zijn en je maakt al weer plaats.

Mw. Schipper/Esopus: vraagt zich ook af wat er met de ideeën van de voorzittersvergadering is gedaan.

Huub Koen: Inderdaad niets, wat kan je verwachten van een dergelijk onderbezet bestuur.

Dhr. Spaargaren/Bloemenlust: Er is ook nog een idee geweest om het penningmeesterschap uit te besteden.

Huub Koen: dit idee verdient inderdaad weer aandacht.

Dhr. De Graaf/Nieuw-Vennep: Heeft het bestuur zelf geen ideeën?

Huub Koen: we weten pas sinds gisteravond dat we geen penningmeester meer hebben!

Dhr. R. Pel/Uitgeest: Is het niet een idee om, bij de grotere clubs te beginnen, op de algemene jaarvergaderingen een wervend praatje te houden? Ten eerste krijgt het afdelingsbestuur dan ineens “een gezicht” en ten tweede bereik je dan wel de mensen, die niet al een functie binnen een club hebben.

Huub Koen: Is een idee, maar dat kost ook weer veel tijd.

15. Begroting 2010

Er is geen begroting, maar het bestuur belooft in het laatste kwartaal hiermee en met de andere financiële gegevens te komen.

16. Benoeming Commissieleden

Na het wegvallen van Harry Feenstra heeft Ruud v.d. Water op zich genomen de bekercompetitie drijvende te houden. Gelukkig heeft zich een tweede man gemeld die hieraan wil mee helpen.

Voor het Klimoptoernooi moeten ook vrijwilligers komen. Een profiel wordt op de website gezet.

17. Benoeming Kascommissie

De huidige kascommissie blijft in functie en zal de boeken controleren zodra die “geschreven” zijn.

18. Verenigingsvoorstellen

Er zijn geen voorstellen ingediend.

19. Rondvraag

Dhr. Verhoef/Disnierats: Is er iets als een protocol/checklist t.b.v. de kascontrole, opdat er geen belangrijke zaken bij een controle over het hoofd worden gezien?

Dhr. Verkooyen/NTTB: er is een algemene richtlijn, die aan de kascommissie kan worden gegeven.

Dhr. Ilcken/Flits: hij houdt een ernstige toespraak tot de gehele vergadering, dat we MET ZIJN ALLEN verantwoordelijk zijn voor de gang van zaken en dat we zelf voor mensen dienen te zorgen. “We horen alles aan, om vervolgens om 22:30 naar huis te gaan en de toestand te laten voor wat hij is!”. Applaus is zijn deel!

Mw. Wouters/Spirit: wenst een toernooileiderscursus, zodat ze papieren heeft om toernooien te mogen organiseren.

Dhr. Danes/United Oost: mengt zich direct in de discussie en stelt dat deze dame wat hem betreft geen cursus hoeft te volgen, maar door ervaring rijk geworden á la minute een certificaat verdient.

Mw. de Jong/Landelijke CTW: legt uit dat een apart certificaat binnen een trainer-3 cursus gehaald moet kunnen worden.

Mw. Wouters/Spirit: komen er nog afdelingskampioenschappen?

Huub Koen: geen idee!

Dhr. Dekkers/US: neemt de gelegenheid te baat reclame te maken voor de US-open op 5 september.

Dhr. Hoekstra/OranjeZwart: doet dit dunnetjes over en kondigt haar 75-jarig bestaan aan, te vieren met een toernooi op 6 september a.s. in de Kennemersporthal te Haarlem (inschrijving gratis).

Dhr. Olijdam/HBC: is de bond niet verplicht afdelingskampioenschappen te organiseren?

Huub Koen: Is mij niet bekend.

Dhr. Petra/BR-lid: Wilde eigenlijk een pleidooi houden zoals Dhr. Ilcken deed.

Dhr. Craane/DOV: naar zijn mening is een kundige penningmeester de allereerste prioriteit, waarna de kascontrole kan/moet plaatsvinden.

20. Sluiting

Om ongeveer 22:15 sluit de voorzitter de vergadering onder dankzegging voor de komst en de inbreng van de aanwezigen.