worden vastgesteld. Naar behoefte zal tussentijds overleg
plaatsvinden.vernieuwing administratieve toepassingen |
projectplan
Auteurs: Dos Engelaar
Harry Bosman
Datum: 20 augustus 2004
Inhoudsopgave
1 Inleiding............................................................................................................................2
1.1 Het project................................................................................................................2
1.2 Ten geleide...............................................................................................................2
2 Projectorganisatie..........................................................................................................3
2.1 Opdrachtgever........................................................................................................3
2.2 Projectleiding..........................................................................................................3
2.3 Werkgroepen...........................................................................................................3
2.4 Interne communicatie...........................................................................................3
3 Projectaanpak.................................................................................................................4
3.1 Incrementeel ontwikkelen....................................................................................4
3.2 Ontwikkelkader.......................................................................................................4
3.3 Activiteiten...............................................................................................................5
4 Projectbeheersing..........................................................................................................7
4.1 Projectrisico’s.........................................................................................................7
4.2 Maatregelen.............................................................................................................7
De Nederlandse Tafeltennisbond staat aan de vooravond van de vernieuwing van haar administratieve toepassingen, waarvan het bestaande CAA-systeem de meest belangrijke is. Dit betreft nagenoeg alle centrale applicaties die de ledenadministratie, competitieadministratie, licentieadministratie en ranglijstadministratie ondersteunen.
Na een uitgebreide leveranciersselectie is Rademakers & Sandkuyl gekozen voor de ontwikkeling van de gewenste applicatie(s). De NTTB verzorgt de ingebruikname van de applicatie(s) door de gebruikers van verenigingen, afdelingen en het bondsbureau.
Formeel kent het project een start op 1 augustus 2004 en het einde is voorzien medio 2005. Aansluitend is een periode van drie jaar overeengekomen waarin Rademakers & Sandkuyl het onderhoud van de applicatie(s) verzorgen. Gedurende deze vier jaar is ook het technisch beheer van de infrastructuur belegd bij dezelfde leverancier.
Onderhavig projectplan richt zich voornamelijk op de ontwikkeling en ingebruikname van de gewenste applicatie(s) en heeft dus betrekking op de periode van 1 augustus 2004 tot (ongeveer) 1 augustus 2005.
In hoofdstuk 2 wordt de organisatie van het project beschreven voor zover dit de NTTB raakt. De interne organisatie van de leverancier wordt dus buiten beschouwing gelaten (dit is een verantwoordelijkheid van Rademakers & Sandkuyl).
In hoofdstuk 3 wordt de projectaanpak beschreven in termen van uit te voeren activiteiten en verantwoordelijkheden; een en ander binnen de gestelde kaders.
Dit document wordt afgesloten met een analyse van de meest voorkomende risico’s. Deze risicoanalyse is opgenomen in hoofdstuk 4.
Opdrachtgever van het project is het Hoofdbestuur NTTB, dat in haar hoedanigheid (minimaal) twee keer per jaar verantwoording aflegt aan de Bondsraad tijdens de Bondsraadsvergadering. Om praktische redenen vertegenwoordigt Kees Kamp het Hoofdbestuur en fungeert dus als aanspreekpunt voor de projectorganisatie.
Dos Engelaar is door het Hoofdbestuur aangesteld als projectleider. Dos wordt (in ieder geval tijdens de opstartfase van het project) gesecondeerd door Harry Bosman. Hierbij ligt het accent van Harry’s inzet meer op de automatiseringstechnische zaken, terwijl de overige taken in grote mate bij Dos zijn belegd.
Het project maakt gebruik van meerdere werkgroepen. Een en ander hangt samen met het stadium waarin het project zich bevindt. Tijdens de ontwikkeling van het systeem zal er bijvoorbeeld behoefte zijn aan testgroepen voor de ledenadministratie, de competitieadministratie, etc.
Ook de communicatie met de (toekomstige) gebruikers zal worden ondergebracht in een aparte werkgroep.
Verantwoording
De projectleider, Dos Engelaar, zal opdrachtgever, Kees Kamp, met grote regelmaat informeren over de voortgang van het project, opgetreden knelpunten en (indien mogelijk) voorgestelde oplossingen. Onderhavig projectplan fungeert hierbij als uitgangspunt.
Projectcoördinatie
Het projectteam, waarin Henk Sandkuyl (namens de leverancier), Dos Engelaar en
Harry Bosman (namens de NTTB) zitting hebben, fungeert als een “dagelijks bestuur”
van het project. Minstens één keer per maand vindt een coördinatieoverleg plaats
waarin de voortgang wordt besproken. Tijdens dit overleg zal ook de inhoud van het
eerstvolgende increment
worden vastgesteld. Naar behoefte zal tussentijds overleg
plaatsvinden.
Overleg met werkgroepen
Vooralsnog is het uitgangspunt dat in ieder geval of Dos Engelaar of Harry Bosman zitting heeft in een werkgroep. Hierdoor is de communicatie tussen “leiding” en “uitvoering” geborgd.
Op voordracht van de leverancier is gekozen voor een incrementele en evolutionaire ontwikkelstrategie. Dit houdt in dat het systeem in kleine stapjes wordt ontwikkeld. Iedere stap levert een nieuw increment (een duidelijk gedefinieerd resultaat zoals een nieuwe versie van de applicatie) op. Vooralsnog is gekozen voor een stapgrootte van (ongeveer) één maand.
Het evolutionaire karakter komt tot uiting in het niet vooraf definiëren van alle incrementen, maar flexibel in te spelen op recente ervaringen door bij het bepalen van de inhoud van een increment slechts één maand vooruit te kijken. Het moge duidelijk zijn dat het ontwikkelkader, beschreven in paragraaf 3.2, niet uit het oog mag worden verloren.
Ingegeven door de hoge verwachtingen op het gebied van gebruikersvriendelijkheid van de applicatie en herkenbaarheid door de toekomstige gebruikers, kent het project ambitieuze doelstellingen; onder andere tot uiting komend in de volgende ideeën over de beschikbaarheid van de nieuwe applicatie voor:
· de facturering van de bondsbijdrage: met ingang van januari 2005;
· de leden- en competitieadministratie: vanaf de voorjaarscompetitie van 2005;
· de licentie- en ranglijstadministratie: bij de start van seizoen 2005-2006.
In overleg met de leverancier is een ontwikkel- en invoeringsplan opgesteld dat hierin voorziet. Op basis van het programma van eisen zijn de eerste twee incrementen al wel meer in detail uitgewerkt:
· september 2004: module Ledenadministratie.
Deze module biedt de functionaliteit voor de registratie van verenigingsgegevens, inclusief bestuur en locaties, en de gegevens van leden en lidmaatschappen. Ook biedt de module faciliteiten voor de verificatie van het bondsnummer en enkele rapportages.
· oktober 2004: module Competitieadministratie.
Deze module biedt faciliteiten voor de teamopgaven en de noodzakelijke functies om het competitieprogramma te kunnen opstellen. Tevens bevat de module enkele rapportagemogelijkheden.
Beide modules zullen worden uitgebreid, zoals de module Competitieadministratie met faciliteiten voor de registratie van de uitslagen en de module Ledenadministratie met functies voor de facturering van de bondsbijdrage. Zoals nu voorzien, zullen deze uitbreidingen gerealiseerd worden in de periode november – december 2004.
Aansluitend kunnen beide modules nog vervolmaakt worden naar aanleiding van de eerste ervaringen van gebruikers met de applicatie. Hierbij kan gedacht worden aan het doorvoeren van verbeteringen in de programmatuur en uitbreiding met een aantal zeer gewenste rapportages. Gestart wordt met een uitgebreide inventarisatie van de wensen die onder de gebruikers leven. De wensen worden voorzien van een prioriteit en vervolgens start de systeemontwikkeling. Uiteindelijk resulteert dit traject in enkele nieuwe versies van de applicatie. Medio 2005 wordt deze fase afgesloten.
De ontwikkeling van de modules Licentieadministratie en Ranglijstadministratie, gepland in de eerste helft van 2005, wordt voorafgegaan door een informatieanalyse. Tijdens deze analyse wordt bepaald hoe licenties en ranglijsten bepaald gaan worden in het nieuwe systeem. Een aparte, nog op te richten werkgroep zal zich over deze problematiek buigen. In december 2004, indien mogelijk eerder, dient de werkgroep haar aanbevelingen bekend te maken aan de projectleiding.
In februari 2005 kan gestart worden met de ontwikkeling van de modules Licenties en Ranglijsten. Ingebruikname van beide modules is voorzien aan het eind van seizoen 2004-2005.
Aanpassing van de applicatie naar aanleiding van (organisatorische) ontwikkelingen bij de NTTB, zoals accountmanagement, vallen vooralsnog buiten de scope van het project. Een en ander houdt in dat de ontwikkeling hiervan op zijn vroegst start in het seizoen 2005-2006. De bijbehorende kosten vallen ook buiten het projectbudget.
Systeemontwikkeling
De systeemontwikkeling doorloopt continu dezelfde cyclus, bestaande uit ontwikkelen en testen.
De te verrichten ontwikkelwerkzaamheden worden, zoveel mogelijk gegroepeerd per systeemfunctie, door de ontwikkelaars (leverancier) afgehandeld. Na afronding van een functie kan deze door de testers (NTTB) worden beproefd. Geconstateerde gebreken worden gemeld bij de ontwikkelaars en binnen de overeengekomen termijn hersteld. Hierna kan de herstelde functie opnieuw getest worden, enz. net zo lang tot de functie naar behoren werkt.
Ieder increment wordt afgesloten met een (formele) acceptatietest. Alle opgeleverde systeemfuncties worden opnieuw volledig getest. In principe is dit een formaliteit omdat herstel in principe al heeft plaatsgevonden (zie hiervoor).
Termijnen (maximaal):
o testen van opgeleverde functies: binnen 3 werkdagen;
o herstel van geconstateerde gebreken: binnen 3 werkdagen;
o uitvoeren acceptatietest: binnen 5 werkdagen
Op korte termijn is er behoefte aan twee testgroepen. De groep die belast is met het testen van de module Ledenadministratie, komt al in september 2004 in actie.
De testgroep Competitieadministratie komt voor het eerst in oktober, eventueel eind september 2004, in actie.
Ingebruikname
In principe zal een increment zo snel mogelijk na een geslaagde acceptatietest in gebruik genomen worden. Voor zover dit mogelijk is, wordt gestart met een periode van enkele weken waarin de toekomstige gebruikers de opgeleverde functies kunnen uitproberen zonder dat dit consequenties heeft. Indien de opgeleverde functionaliteit ook dan nog naar behoren werkt en er worden geen onoverkomelijk problemen in het gebruik van de applicatie voorzien, zal het increment in productie worden genomen.
Essentieel voor het welslagen van de ingebruikname van ICT hulpmiddelen is de communicatie met de toekomstige gebruikers.
In het geval van de Ledenadministratie is de organisatorische aanpassing beperkt. In principe worden de bestaande formulieren (voor de opgave van nieuwe leden en het mutatieformulier) vervangen door het gebruik van invoerschermen waarmee dezelfde gegevens worden vastgelegd. In een aantal afdelingen biedt de afdelingswebsite nu al dezelfde faciliteiten, alleen is het gebruik van de nieuwe applicatie niet vrijblijvend.
De ledenadministrateur van de afdeling hoeft zich geen zorgen meer te maken over de registratie van de gegevens (dat gebeurt dus door de verenigingen), maar zal wel adequaat de bondsnummers van nieuwe leden moeten verifiëren.
Een goede conversie van het bestaande ledenbestand draagt zeker bij aan de mate van acceptatie door de gebruikers. Daarnaast ontvangen de toekomstige gebruikers een uitgebreide (schriftelijke) instructie.
Eventueel kan worden overwogen om een alternatief aan te bieden aan verenigingen die niet in staat zijn om het ledenbeheer zelf uit te voeren. Zij kunnen tegen betaling het beheer van de ledengegevens uitbesteden aan de ledenadministrateur van de afdeling.
De invoering van de module Competitieadministratie heeft wel een grote impact op de gebruikers. Ten eerste verandert de werkwijze (verenigingen registreren de uitslagen) en het gebruik van de hulpmiddelen (niet meer schriftelijk, maar digitaal). Ten tweede zijn de verschillende modules (ook licenties en ranglijsten) meer geïntegreerd en kennen dus een grotere samenhang. Deze complexiteit stelt dus hogere eisen aan de communicatie met de toekomstige gebruikers.
Daarom is het idee om een aantal gebruikers, bijvoorbeeld 1 à 2 personen uit iedere afdeling, in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij de ingebruikname van de module voor de competitieadministratie. Enerzijds resulteert deze betrokkenheid in beter instructiemateriaal en anderzijds biedt dit de mogelijkheid om deze gebruikers tijdens de invoering te laten opereren als “superuser”; zij kunnen ingezet worden als eerste aanspreekpunt voor de gebruikers.
In de loop van september 2004 dient deze groep voor het eerst bijeen te komen.
Naast de hiervoor beschreven maatregelen zal in ieder geval een helpdesk moeten worden ingericht. Bij voorkeur maakt de helpdesk deel uit van het bondsbureau (in verband met de telefonische bereikbaarheid). Ook dient de helpdesk via de e-mail bereikbaar te zijn.
De ondersteuning bij de ingebruikname van de modules voor licenties en ranglijsten zal nog nader worden uitgewerkt.
Alle projecten, dus ook dit ICT project, staan aan risico’s bloot. Risico’s zijn niet te voorkomen en het is dus zaak deze in een vroegtijdig stadium te onderkennen en passende maatregelen te treffen.
In het contract met de leverancier, Rademakers & Sandkuyl, zijn de financiële risico’s en het kwaliteitsrisico van de dienstverlening afgedekt. De leverancier heeft zich verplicht om voor een vaste prijs de modules voor de ledenadministratie, competitie-administratie, licentieadministratie en ranglijstadministratie te realiseren, inclusief conversies en tijdelijke koppelingen tussen het bestaande systeem en het nieuwe systeem. In de prijs zijn de kosten voor het gebruik en beheer van een adequate infrastructuur voor een periode van vier jaar inbegrepen. Hierna kan de NTTB de dienstverlening voortzetten tegen een vaste prijs van 10% van de hoofdsom per jaar.
De functionele kaders voor de dienstverlening zijn vastgelegd in het programma van eisen, aangevuld met een beschrijving van een (mogelijk) ranglijstalgoritme.
Tevens is in het contract een clausule opgenomen voor ontbinding van het contract op ieder willekeurig moment nadat is vastgesteld dat de leverancier in gebreke is gebleven.
Ook de scheiding van verantwoordelijkheden is helder. De verantwoordelijkheid van de leverancier beperkt zich tot de ICT hulpmiddelen (de ontwikkeling, het onderhoud en de exploitatie). De NTTB is verantwoordelijk voor de ingebruikname en blijvende inbedding van deze hulpmiddelen in de organisatie.
Andere risico’s die het project loopt zijn:
o Uitloop van de systeemontwikkelingsactiviteiten.
Veel projecten worden geconfronteerd met uitloop van de werkzaamheden. In het begin van het project lijken deze nog wel goed beheersbaar maar gaandeweg wordt dit minder vanwege het cumulatieve karakter van problemen.
o Gebrek aan “absorptievermogen” van de gebruikersorganisatie.
Een ander veel voorkomend probleem is de mate waarin de gebruikersorganisatie in staat is om nieuwe hulpmiddelen en werkwijzen te accepteren.
In paragraaf 4.2 wordt ingegaan op de (mogelijke) maatregelen die getroffen zijn of kunnen worden.
Uitloop van de werkzaamheden
Gekozen is voor een incrementele en evolutionaire aanpak. Een impliciet voordeel van deze aanpak is het feit dat steeds kleine stappen gemaakt worden, die goed te overzien zijn. Daarnaast biedt deze aanpak de mogelijkheid om rekening te houden met recent opgedane ervaringen.
De in dit document opgenomen “planning” om gedurende het seizoen 2004-2005 alle vier de modules te ontwikkelen en in gebruik te nemen is een leidraad (intentie) en geen noodzaak. Indien de situatie dit vereist, kan dus van deze “planning” worden afgeweken. Het is belangrijk om hierover goed te communiceren met de gebruikers-organisatie.
Absorptievermogen van de organisatie
De snelheid waarmee een organisatie kan veranderen, kan op meerdere manieren positief worden ondersteund. De complexiteit van de verandering is in feite niet te veranderen en kan dus als een gegeven worden beschouwd. Goede voorlichting en begrip voor de situatie van gebruikers dragen zeker bij aan dit vermogen. Dit geldt ook voor het inzichtelijk maken van de voordelen.
Om die reden dient zo snel mogelijk inzicht verkregen te worden in het feitelijke absorptievermogen en niet te lang vasthouden aan de huidige verwachtingen. Dit kan gerealiseerd worden door toekomstige gebruikers zo vroeg mogelijk in het traject te betrekken en hun ervaringen te evalueren; denk bijvoorbeeld aan de “superusers” bij de invoering van de module Competitieadministratie (zie paragraaf 3.3).