Automatisering NTTB, stand van zaken 28-11-2004

gewijzigd op: 29-11-2004 Automatisering bij de N.T.T.B., stand van zaken 28-11-2004
Klik hier voor het overzicht Automatisering NTTB

De afgelopen periode heeft het automatiseringsproject van de NTTB in het teken gestaan van kennismaking met het nieuwe systeem. Tussen 25 oktober en 15 november hebben alle verenigingen en afdelingen de kans gekregen om de module 'ledenadministratie' uit te proberen. Van deze gelegenheid is volop gebruik gemaakt. Meer dan 100 verenigingen hebben de nieuwe module bekeken. Dit heeft veel reacties opgeleverd. Talrijke complimenten en aanmoedigingen maar ook suggesties voor verbetering van het systeem. De projectorganisatie heeft zijn uiterste best gedaan om op alle vragen een antwoord te geven. De suggesties worden bekeken en waar mogelijk gebruikt voor de verbetering van het systeem.

De proefperiode is ook gebruikt om de afdelingen te laten bepalen op welke wijze zij vanaf 1 januari 2005 hun ledenadministratie organisatorisch willen inrichten. Sommige afdelingen kiezen ervoor de mutaties in het nieuwe systeem op een centrale plek (lees: ledenadministrateur van de afdeling) uit te voeren. In dat geval verandert er voor de verenigingen (nog) niets. Zij blijven hun mutaties opsturen naar de ledenadministratie van de afdeling).
Andere afdelingen kiezen er meteen voor de mutaties door de verenigingen zelf in het nieuwe systeem te laten aanbrengen.
In beide gevallen is het erg belangrijk dat de verenigingen goed voorgelicht worden door de afdeling. De verenigingen moeten weten waar zij aan toe zijn. Wat er van hen verwacht wordt. En bij wie zij terecht kunnen in geval van onduidelijkheden/problemen. Elke afdeling dient (minimaal) een persoon te hebben die als helpdesk/vangnet dient voor de verenigingen.

Een ander belangrijk punt is de distributie van de autorisaties. De wachtwoorden moeten bij de juiste persoon binnen de vereniging aankomen (de ledenadministrateur). Tijdens de proefperiode zijn de wachtwoorden naar de secretaris van de verenigingen verstuurd. Helaas betekende dit vaak dat de ledenadministrateur van de vereniging het wachtwoord niet (of niet op tijd) gekregen heeft. Dit moet voorkomen worden.
De beste manier om miscommunicatie te voorkomen is de afdelingen zelf de autorisaties te laten verstrekken aan de verenigingen. De ledenadministrateur kent de verenigingen en hun ledenadministrateurs het beste en beschikt over de juiste adressen(post en e-mail). De projectorganisatie verstrekt in de eerste week van januari 2005 de gevraagde autorisaties aan de afdelingen.

Tot slot nogmaals het verzoek uw verenigingen zo goed mogelijk van tevoren in te lichten, en daarbij juist ook rekening te houden met verenigingen waarbij de communicatie minder goed verzorgd is. Goede voorlichting is de sleutel tot acceptatie en scheelt straks veel extra werk.

Met vriendelijke groet,

Dos Engelaar en Harry Bosman
Projectorganisatie Automatisering NTTB
automatisering@nttb.nl